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解读文件级档案整理八大操作流程

  1 操作流程一文件收集 
文件收集,即每年年初由档案人员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室。 
1.1 收集范围。上年度处理完毕的文件材料。 
1.2 收集时间。每年年初(一般在1月~4月)。 
1.3 收集方法 
1.3.1 全面收集。即由档案人员依据本单位收发文、用印、打印登记簿等进行全面收集。
1.3.2 重点收集。即由档案人员重点收集反映本单位职能活动(尤其是专业职能活动)的文件材料和重大活动事件材料。 
1.3.3 账外收集。即“账外”文件收集。“账外”文件,是未经登记编号的文件材料,主包括①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料,尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料;②上级机关批转、转发本单位的文件,以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本;③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料,以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料;④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组(党委、总支、支部)会、行政领导(如局长)办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪、简报、领导人讲话稿等文件材料,以及领导班子民主生活会报告;⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料;⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、干部、职工名册,以及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料;⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告;⑧本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料,以及各种基础数字统计报表和分析材料;⑨本单位财产、档案交接凭证,以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等;⑩本单位编印的简报、出版物(包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等)定稿、样本,以及新闻媒体(包括报社、电台、电视台、杂志社等)报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。 
1.4 收集求 
1.4.1 齐全求。一“全”,求把本单位各类文件(尤其是一次会议、一项工程、一个案件的整套材料)收集齐全,做到“三防止”(即防止因工作需把重文件不移交,防止只移交副本或复印件而正本自留,防止不移交电子文件);二“新”,求重点在新项目(如招商引资、立体开发等)、新领域(如住房改革、人员分流等)文件收集方面下功夫;三“特”,求重点在突出本部门本行业特点文件收集方面下功夫。 
1.4.2 质量求。求重点检查收发文的正文和附件、收文与收文阅办处理单、发文定稿与正本、收发文签发手续是否齐全完整,特别是计算机输出的定稿一定附发文处理签并加盖骑缝章,以维护文件的真实性和凭证性。 
1.4.3 手续求。求收集文件时交接双方应根据文件移交表详细清点,并履行签字手续。 
2 操作流程二文件鉴定 
文件鉴定,即由档案人员对收集来的文件材料按归档范围与不归档范围进行挑拣,剔除不应归档的文件材料等。凡属归档范围的文件材料,必须按有关规定向档案室移交,实行集中统一管理。具体归档求是①重份文件(注意同一文件的草稿、定稿、存本等不能视为重份文件)不,拣选时注意保留上面有领导批示或其他承办标记或说明的;②传真纸文件用复印件归档,原件附后;③前文有误而后又补发文件的,有误文件不归档;④批复与请示放在办结时归档,只有口头答复而没有正式文字的注明。 
3 操作流程三文件分类 
文件分类,即由档案人员先后按照年度、级别、保管期限、问题或机构对已归档文件进行依次分类。内设机构发文较少的县(区)直立档单位一般采用“年度——保管期限——问题”分类方案,内设机构发文较多的国家和省直立档单位一般采用“年度——保管期限——机构”分类方案,市直立档单位可根据自身实际情况灵活选用适合自己的分类方案。应当强调的是无论采用何种方法方案,都注意以后每年延续使用。 
3.1 按年度分类。即把已归档文件材料按其形成年度分开。具体求是①请示与批复放在一起归档,没有复文的放在请示年度归档;②跨年度的会议、庆典、案件等文件放在结束年度归档,跨年度的计划与总结放在形成年度归档,临时性机构形成的文件一般放在工作结束年度归档(如果每年文件数量较多,亦可分散在每个年度内在最后一个类之后增加一个类归档);③没有落款日期的文件,可先根据文件材料内容标明一个比较接近时间(如会议材料按会期、统计报表按当年最后时间或次年1月~2月等)再按年度归档。 
3.2 按级别分类。即把相同年度的文件材料按形成机关级别区分为上级、本级、下级及平级四类。但下列文件材料放在本级文件中一起归档①本单位的请示与上级的批复,本单位的函与平级的复函,下级的请示与本单位的批复;②上级针对本单位机构设置、人员编制、下达任务与经费指标文件(针对本系统、本行业文件除外),上级专门研究本单位工作会议纪,上级任免、表彰、处分本单位或本单位有关人员文件,上级指定本单位专门办理文件(如人大、政协案、议案办理答复等),上级机关或领导人针对本单位工作的指示、讲话、题词、调查报告,上级通报本单位的文件,上级批转、转发本单位文件的文件,上级召开的以本单位工作内容为主的会议文件;③与外单位联合发文和联合召开会议的文件。 
3.3 按保管期限分类。即对照国家档案局8号令和本单位制定的《文书档案保管期限表》划定文件保管期限永久、3年或1年。具体求是①本单位文件,重的定为永久,一般的定为3年或1年(河南省定为1年);②上级文件,特别重的政策法规文件定为永久(河南省定为3年),一般规定、办法、实施细则定为3年(河南省定为1年),其他文件定为1年;③下级和平级单位文件一般定为1年。3.4 按问题分类。即把单位在同一年度产生的文件按其内容反映的问题分开(可依据本单位职能性质设置类别)。具体求是同一个问题、同一次会议、同一个名称(如同一刊物、简报等)的文件放在一起归档,数量多时可分为若干个盒,数量少时可将几个相近问题(如机构设置、干部任免、干部奖惩等)或名称的文件材料按相同保管期限合为一盒。
  3.5 按机构分类。即按本单位内设机构设类将归档文件分开。具体求是一个内设机构一般设置一个类(机构名称即类名),各类按机构序列表或习惯顺序排列,哪个机构承办起草的文件归入哪个机构类中,几个机构共同处理的文件归入主办机构类中。 
4 操作流程四文件排列 
文件排列,即在分类方案的最低一级类目(问题或机构)内,按照一定的方法确定归档文件先后次序(一般按级别、问题,结合时间、重程度等排列,会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列)。具体排列求是①一般按照上级文件、本级文件、同级文件、下级文件顺序依次排列,排列中密不可分的文件应排列在一起(如正文与附件,正文在前,附件在后;正文与定稿,正本在前,定稿在后;有几次稿的,定稿在前,修正稿依次排在后;请示与批复,批复在前,请示在后);②同一问题归档文件,按文件形成时间先后或文件内容重程度排列,文件较多的可先分小类再按时间先后排列(如人事类,可分成机构设置、人员编制、干部任免、干部奖惩等小类,每小类内再按时间先后排列);③不同问题归档文件,按文件形成时间先后或文件内容重程度排列,一个作者几个问题的先按问题后按时间先后排列。 
5 操作流程五文件装订 
文件装订,即把归档文件按求装订起来。装订前应做好诸如修裱孔洞残缺破损文件、复制字迹模糊易退变文件、去除金属物、折叠和粘贴(指超大型的纸张应折叠一下、小型的粘贴在A4纸上)、页次排序、空白纸张抽除等准备工作。具体装订求是①装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐,采用左上角装订的将左、上侧对齐,采用左侧装订的将左、下侧对齐;②保管期限为永久的应根据地方档案部门求装订(一般用三孔一线方式逐件装订,页数多的可装在文件左侧正中间,页数少的可装在文件左上角),保管期限为3年的用三孔一线或塑料螺钉等形式装订(五页以下可用胶水粘贴左上角),保管期限为1年的可不取钉(但每件需成整体、不能散);③装订结实整齐,做到“五不”,即不压字、不掉页、不倒页、不损坏文件、不妨碍阅读。 
6 操作流程六文件编目 
文件编目,即把装订好的归档文件编号加盖归档章,编制归档文件目录。 
6.1 编号加盖归档章。即依分类方案和排列顺序对归档文件逐件编号,在每一份归档文件首页上端居中偏右空白处加盖采用黑色印泥的归档章(一般说来,一个单位归档章加盖的位置应统一,归档章不遮盖领导批示、收文章或文件内容,若归档文件前有文件处理单可加盖在文件处理单上),并逐件规范填写全宗号、年度、保管期限、问题(机构)、室编件号、馆编件号等归档章项目。具体填写方法是①全宗号填写同级档案馆给立档单位编制的代号,未确定全宗号的暂不填写;②年度填写文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如“27”;③保管期限填写文件保管期限“永久”、“3年”或“1年”;④ 问题(机构)填写问题(机构)类名称或规范简称;⑤室编件号填写,同一年内同一保管期限中文件材料从“1”开始编流水号,最低一级类目下类与类之间文件件号必须相连且不得断号、重号、跳号;⑥馆编件号可空下由档案馆填写。 
6.2 编制归档文件目录。即将归档文件的件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目,按照国家规定的标准的“归档文件目录”格式进行填写。具体填写求是①件号填写室编件号(前面已论述);②责任者填写制发文件的组织或个人(即文件的发文机关或署名者),一般应填写发文机关全称或通用简称,联合发文的填写主办单位和整理单位,问文与复文为一件时(如请示与批复、函与复函等)填写复文单位,领导讲话、论文、讲义等填写人名全称,领导签发令填写领导职务及人名全称;③文号填写发文机关的发文字号(由机关发文代字、发文年度、发文顺序号组成),照实抄录,没有文号的可不填;④题名填写文件的标题,求照实抄录,没有标题或标题不能说明文件内容的可加拟标题,外加“”,如通知、会议记录、干部调动介绍信等;⑤日期填写文件形成日期,用8位阿拉伯数字标注年、月、日,如25126,实际填写时可将月、日数字回行填写,即填为两行,无日期的根据文件内容加以考证并填写(外加“”);⑥页数填写一件文件的总页数,计算页数时只计算有图文页,空白页不计;⑦备注填写归档文件需补充和说明的情况,包括密级、缺损、补充、移出等,请示与批复分开归档的注明去处,只有复印件缺原件的注明缺原件,以上级名义起草的文件注明定稿已移交上级归档。 
7 操作流程七文件装盒 
文件装盒,即按分类方案将同一年度、同一保管期限和同一类目的文件按照件号(室编件号)的先后顺序装盒,编盒号,填写备考表、盒封面及盒脊项目。 
7.1 归档文件装盒。具体求是①不同形成年度的归档文件不能放入同一档案盒,不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒,不同机构(或问题)的归档文件不能放入同一档案盒;②分盒时应视文件厚度选择适宜的档案盒(档案盒厚度有2cm、3cm、4cm三种);③分盒排列方法以“保管期限——年度——级别——问题”排列法为例,第一步把归档文件按永久、3年、1年分开,把相同保管期限的排列在一起;第二步在同一个保管期限内把同一个年度形成的文件排列在一起;第三步同一年度内文件,上级的排前、本级的排中、同级和下级的排最后;第四步同一级别内文件,按问题排列。应当强调的是无论采用何种方法排列,都注意以后每年的排列方法都基本统一。 
7.2 编盒号。即填写档案盒的排列顺序号。具体求是从按文件级整理的第一年(全国为21年,河南省为22年)起,按3种保管期限都从“1”号开始各编一个流水号,第二年接着编号。 
7.3 填写备考表。即规范填写包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期等项目的备考表放在全盒文件最后。具体填写方法是①盒内文件情况说明填写盒内归档文件需说明的情况,包括文件齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损等),以及文件修改、补充、移出、销毁等情况;②整理人填写负责整理该盒文件的人员姓名;③检查人填写负责检查该盒文件整理质量的人员姓名;④日期填写该盒文件整理完毕的日期。 
7.4 填写档案盒封面及盒脊项目。具体填写方法是①档案盒封面用立档单位全称或通用填写全宗名称,一般求使用橡皮条章盖印,也可印制;②档案盒脊项目有全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等,应根据竖式还是横式的摆放方式在盒脊或底边准确填写,前三项可刻章盖印,后三项用铅笔填写,起止件号填写档案盒内排列最前和最后的文件的件号且其间用“/”号连接,涉及数字一律用阿拉伯数字。 
8 操作流程八文件排架 
文件排架,即将已装盒的归档文件按一定顺序排放到档案架上,并编制包括归档文件说明、归档文件目录索引、归档文件目录册在内的检索工具。 
8.1 上架文件(档案)排列。根据分类方案按“保管期限——年度——问题”或“保管期限——年度——机构”排列已装盒的归档文件。具体排列方法是同一保管期限的文件(档案)分年度分级别按盒号顺序从小到大排列,不同保管期限的文件(档案)分柜分阁排放,排列顺序按从左至右、从上至下依序排列。 
8.2 编制检索工具。①编制归档文件整理说明。归档文件整理说明应简单扼地反映立档单位基本情况及全宗内文件数量、分类原则、整理状况、存在问题等。②编制归档文件目录索引。即把同一年度的文件(档案)按永久、3年、1年三种保管期限分开排列各编一本包括盒号、保管期限、年度、问题或机构、页次等项目内容的归档文件目录索引,问题或机构栏注明该盒文件(档案)起止件号和内容(如上级文件、综合、人事等),内容用“()”括起;页次栏注明每一份(盒)归档文件目录在归档文件目录册中的排列位置,从“1”开始编写流水号。③编制归档文件目录册。归档文件目录册由归档文件整理说明、归档文件目录索引、归档文件目录组成。成册方式应与分类方案和档案实体排列一致。归档文件目录册的封面和背脊项目主有全宗名称、年度、保管期限三项,按求规范填写。 
(作者单位河南濮阳市档案局 来稿日期213-2-18)